Help(t) mijn nieuwe software!?

“Ja, we hebben prachtige software aangeschaft om onze bedrijfsprocessen te optimaliseren. Het levert ons veel tijd op…ALS we dit goed zouden gaan gebruiken.”

Ho, ho, wacht even.

• Je wilt tijd besparen door bepaalde processen te automatiseren?
• Je hebt daarvoor al een systeem aangeschaft?
• Maar, je gebruikt het nog niet of deels?

Ik chargeer natuurlijk een beetje om mijn punt duidelijk te maken, maar mijn hart breekt als dit de strekking is van een gesprek met een ondernemer.

Het klinkt vaak ook zo eenvoudig.

Veel voorkomende en repeterende taken uit laten voeren door een software systeem. Meer structuur aanbrengen door een eenduidig (deels geautomatiseerd) werkproces. Je administratie, financiën, (productie)planning, relatiebeheer, materiaal en voorraadbeheer enzovoort, op orde.

Even software installeren, beetje inrichten en gaan met die banaan!

En daarmee bedoel ik niet dat software leveranciers ‘loze beloftes’ doen. Technisch gezien kan er ontzettend veel en kan automatisering je werk (en leven) zo ontzettend veel makkelijker maken én tijd besparen. Kostbare tijd die je weer kunt besteden aan dingen die jij belangrijker vindt, die jouw bedrijf kunnen laten groeien of jou meer rust geven.

Mits…

• je de software ook daadwerkelijk gaat gebruiken;
• én op een manier die bij jou en je bedrijf past.

En dát…is een proces dat:

• Tijd kost.
  (Die je eigenlijk niet hebt, want daarvoor schafte je de software aan).
• Onbekend is.
  (Want het in gebruik nemen van nieuwe software valt voor de meeste van ons niet onder de standaard bedrijfsactiviteiten).
• Weerstand kan opleveren binnen je bedrijf.
  (Want er verandert iets in de manier van werken en dat is niet voor iedereen even gemakkelijk).

En dan wordt het chaos…

• Software die maar half gebruikt wordt en processen die daardoor misschien nog wel meer tijd kosten. Want ja, nu we de software hebben ‘moeten’ we het ook gebruiken, ook al is het maar half.
• Software die helemaal nog niet gebruikt wordt en eigenlijk alleen maar geld kost én frustratie over het feit dat het nog niet in gebruik genomen is.
• Software die zo snel mogelijk is ingericht met te veel, onvolledige of onjuiste gegevens, waardoor het overzicht (helemaal) verdwijnt.
• Software die aan alle kanten wordt vermeden door medewerkers, die dan maar zelf eigen manieren gaan creëren om het werk gedaan te krijgen en het belang van het gezamenlijk gebruik ver te zoeken is.

En ga zo maar door, ofwel, het beoogde optimaliseringsdoel is ver te zoeken.

Een hoop tijd én geld gaat verloren als…

…je zo’n proces maar op z’n beloop laat.

Dus…hoog tijd om even stil te gaan staan. Even diep adem te halen. Soms zelfs “even uithuilen en opnieuw beginnen” (een kreet die mijn ICT-collega’s en ik vroeger zeiden).

Door blijven ploeteren heeft geen zin. Je kop in het zand steken en hopen dat het een keer voorbij is en goed gaat lopen, ook niet.

• Maak tijd vrij (en ja, dat kan écht als je dat wilt).
• Breng in kaart wat er (nog) moet gebeuren.
• Blijf kritisch op wat je wel en niet ‘automatiseert’ en houd je gewenste doel voor ogen.
• Vergeet niet degene die ermee moeten gaan werken (vroegtijdig) mee te nemen.
• Plan de stappen die gemaakt moeten worden.
• Ga aan de slag! Dat kun je, want je weet ook als geen ander jouw producten of diensten te ‘produceren’.

Kom je er alleen niet uit? Vraag hulp! Blijf doen waar jij goed in bent én laat anderen doen waar zij goed in zijn. Zo bereik je uiteindelijk datgene wat je wilt.

Stop met aanmodderen en zorg dat die software jou écht tijd gaat opleveren!

Ja, ja, en natuurlijk zou ik dit artikel niet schrijven als ik je hier niet mee zou kunnen helpen 😉. Dus bel of mail me gerust om eens kennis te maken en te vertellen hoe jij wilt dat jouw software je gaat helpen!

Image by Nattanan Kanchanaprat from Pixabay